商業書信一直是許多人的痛點，但其實商業書信寫作並不難，進入寫作之前，只要先改善這9個小地方，你的商務書信立刻就能變得專業又清楚！

1. 使用易讀的字體與字級

一般而言，使用內建預設字體如Times New Roman 或Arial、字級10-12 左右、黑體，就是最安全易讀的格式。

2. 「開門見山」寫重點

商務書信最理想的寫作方式，就是開門見山法（bottom-lining），在開頭就直接點出寫信的重點與目的。先點出希望對方做的事，接著用其餘篇幅進一步補充。

3. 主旨欄點出信件重點

在數百封夾雜廣告信的Email 信箱中，Subject「主旨欄」其實扮演「索引」的重要功能，因此，請避免主旨欄留白，也不要寫longer commute「長途通勤」這種意義不明的主旨，最好直接寫明此信的目的如：Request: Reimbursement for longer commute「請求：長途通勤補助」。

4. 簡短扼要

與主題無關的內容請直接刪去，用越短的內容道清楚信件重點跟目的，才能讓對方更快抓到信件目的，而不是把你的信當成垃圾信件或是放到最後才看。如果你想跟對方講的事情不只一件，建議「一封信談一件事」就好，不同主題就另起一封信。

5. 使用簡單的字

寫email 不是作文比賽，重視的是清楚傳遞訊息，因此，與其在email 中使用難懂的華麗詞彙，使用基本但意思清楚的文字會更理想。

6. 使用意義具體的字

商業書信是立即式的溝通，因此，使用的動詞越具體簡明越好。如果你要親自拜訪對方，

就使用visit 取代contact。同理，資訊傳達也是越具體越好，要對方在時限內提供東西，就用by October 31取代at your earliest convenience，或是用We have your May 2 letter. （我們收到你五月二日的來信。）取代 We have your recent letter.（我們收到你最近的來信。）

7. 使用動詞，讓語氣更有信心

除了使用具體的字，也可以用動詞取代名詞（片語）的方式，讓商業書信簡短有力，如用decide 取代make a decision， 用meet取代go to meet。此外，寫完信之後，建議可以刪去語氣詞， 如very、probably、totally、really、kind of、basically 等，也能讓信件看起來更有信心。

8. 使用該行業的行話

隨著經驗累積，你會發現每個行業都有慣用的行話，為了避免產生誤解，最好儘快抓到該行業的專業用字，這樣也能讓自己看起來更專業。

9. 按下寄出鍵前，務必再次檢查

商業書信是種商業行為，為確保正確性並維持專業性，寄出信件前，務必檢查拼字是否有錯（尤其是人名與公司名稱）、數字等資訊是否正確、收件人欄位，以及是否已夾帶附件。

_{＊文章來源 EZTalk <職場英文必備實戰指南>}